Положення про порядок скликання та проведення Загальних зборів (З’їзду) Інтернет Асоціації України

19.02.2007

Затверджено рішенням Правління Інтернет Асоціації України від 22.04.2012 р.

Внесено зміни рішенням Правління від 25.03.2014р.

Внесено зміни рішенням Правління від 23.04.2015р.

 

 

ПОЛОЖЕННЯ

про порядок скликання та проведення Загальних зборів(З’їзду)

Інтернет Асоціації України

 

1.      Загальні положення

1.1.   Це Положення про порядок скликання та проведення Загальних зборів (З’їзду) Інтернет Асоціації України (далі – Положення ) розроблено відповідно до положень Статуту Інтернет Асоціації України (далі-Асоціації) з метою  визначення порядку скликання та проведення Загальних зборів (З’їзду) Асоціації (далі – З’їзду).

1.2.   Це Положення затверджується  Правлінням  і може бути змінено та доповнено лише ним та З’їздом.

1.3.   Правовий статус З’їзду, порядок, скликання та повідомлення Членів Асоціації визначаються Статутом Асоціації та цим Положенням.

1.4.   У разі виникнення протиріч між цим Положенням та Статутом Асоціації використовується положення Статуту.

 

2.       Порядок ознайомлення Членів Асоціації з матеріалами, документами під час підготовки З’їзду

2.1.    З дня отримання повідомлення про проведення З’їзду  та до дати проведення З’їзду Члени Асоціації  можуть звернутись за матеріалами, документами З’їзду та отриманням їх копій до особи, відповідальної за ознайомленням (Голови Правління, членів Правління або Виконавчого директора),  яка визначається Правлінням Асоціації і вказується у повідомленні про проведення З’їзду.

2.2.   Особа,  відповідальна  за ознайомлення з матеріалами, документами З’їзду зобов’язана у строк не більше двох робочих днів (враховуючи день надходження запиту) надати на письмовий запит Члена Асоціації запитувану інформацію, копії матеріалів, документів у електронній формі на вказану у запиті адресу електронної пошти або на носіях інформації, наданих запитувачем. Письмовий запит має бути підписаний Керівником або відповідним чином уповноваженим представником Компанії, яка є членом Асоціації (запит від юридичної особи має бути також завірений печаткою).

2.3.   Після надіслання повідомлення про проведення З’їзду Правління Асоціації не має права вносити зміни до документів, наданих Членам Асоціації або з якими вони мали можливість ознайомитися, крім змін до зазначених документів у зв'язку із змінами в порядку денному чи у зв'язку з виправленням помилок. У такому разі зміни вносяться не пізніше ніж за 5 робочих днів до дати проведення З’їзду.

2.4.   В разі внесення змін в документи до З’їзду, які були вже надані Членам Асоціації на їх письмовий запит, Правління та/або особа,  відповідальна  за ознайомлення з матеріалами, документами З’їзду зобов’язана негайно не пізніше одного робочого дня з моменту внесення таких змін  проінформувати Членів Асоціації про внесені зміни. Інформування здійснюється у тій же формі в якій їм надавались попередні документи та інформація.

 

3.      Представництво Членів Асоціації на З’їзді

3.1.             Представником Члена Асоціації на З’їзді може бути:

·         керівник, який відповідно до установчих документів, має право без довіреності діяти від імені Члена Асоціації;

·         уповноважена особа, яка діє на підставі довіреності, виданої особою Члена Асоціації, яка має відповідні повноваження(форма Довіреності наведена у додатку 1).

3.2.    Член Асоціації має право призначити свого представника на визначений ним строк. Член Асоціації має право у будь-який час відкликати чи замінити свого представника, у тому числі безпосередньо  на З’їзді, повідомивши про це письмово Асоціацію чи  Голову Мандатної  комісії.

3.3.     Довіреність на право участі та голосуванні на З’їзді може  містити завдання щодо голосування, тобто перелік питань порядку денного З’їзду із зазначенням того, як і за яке (проти якого) рішення потрібно проголосувати у разі, якщо проекти рішень по цих питаннях було завчасно опубліковано.

3.4.    Надання довіреності на право участі та голосування на З’їзді довіреної особи, не виключає право участі на цьому З’їзді керівника Члена Асоціації, який видав довіреність, замість свого представника. В даному випадку при голосуванні враховується голос лише керівника Члена Асоціації.

3.5.    У разі, якщо для участі в З’їзді з'явилося декілька представників Члена Асоціації, Мандатна комісія реєструє того представника, довіреність якому видана пізніше. В разі, якщо дата видачі довіреності у всіх представників буде однаковою, представники самі повинні визначитись, хто з них реєструється у Мандатній комісії.  Інші представники мають право приймати участь у роботі з їзду без права голосу.

 

4.      Робочі органи З’їзду.

4.1.   Для проведення З’їзду має бути обрано Головуючого З’їздом  із представників  Членів Асоціації.  Голова Правління Асоціації не може бути одночасно Головуючим на З’їзді.

4.2.     Для проведення З’їзду мають бути сформовані наступні робочі органи:

-          Мандатна комісія

-          Секретаріат

-          Лічильна комісія

4.3.     Мандатна  комісія складається не менше ніж з трьох осіб.

4.4.     Склад Мандатної  комісії та її Голова відповідає складу Мандатної комісії, затвердженому на попередньому З’їзді. У разі відмови або неможливості прийняти участь персонально в роботі Мандатної  комісії Правління Асоціації має право доформувати її склад (за згодою).  З’їзд повинен підтвердити повноваження Мандатної комісії та її голови.

4.5.    З’їзд може сформувати склад Мандатної комісії на наступний З’їзд.

4.6.  До складу Мандатної комісії не можуть включатися особи, які пропонуються в інші Робочі органи з’їзду. 

          До складу Мандатної комісії не можуть включатися особи, які входять до складу Правління ІнАУ або будуть обиратися до нового складу Правління ІнАУ, або співробітники компаній, представники яких входять до складу Правління ІнАУ або будуть обиратися до нового складу Правління ІнАУ.

4.7.  Секретаріат складається не менше ніж з трьох осіб.

4.8.  Склад секретаріату та Голова Секретаріату обираються З’їздом.

4.9.  Лічильна комісія та її Голова  обираються З’їздом та  складається не менше ніж з трьох осіб (але не більше ніж сім осіб, при цьому кількість членів лічильної комісії має бути непарною).

4.10.          До складу Лічильної комісії не можуть включатися особи, які входять до складу Правління або є співробітниками компаній, представники яких входять до складу Правління. До складу Лічильної комісії не можуть включатися особи, які будуть обиратися до нового складу Правління, або співробітники компаній, представники яких будуть обиратися до нового складу Правління. У разі якщо члена лічильної комісії, або представника компанії де працює член Лічильної комісії буде висунуто до нового складу Правління З’їзд повинен замінити такого члена Лічильної комісії.   До складу Лічильної комісії не можуть включатися Виконавчий директор Асоціації або керівники її підприємств. До складу лічильної комісії не можуть включатись представники Членів асоціації, якщо компанії, які вони представляють є  пов’язані між собою.

 

5.      Порядок проведення З’їзду.

5.1.   Відкриває З’їзд Голова Правління Асоціації, у разі його відсутності – заступник голови або член Правління, який має запропонувати обрати Головуючого З’їздом.

5.2.   На З’їзді головує особа, яку З’їзд  обере  Головуючим простою більшістю голосів. 

5.3.   Регламент проведення З’їзду затверджується З’їздом перед початком розгляду питань порядку денного

5.4.   Реєстрація Членів Асоціації (їх представників) проводиться Мандатною Комісією на підставі переліку (реєстру) Членів Асоціації, які мають право на участь у З’їзді, складеного Виконавчим Директором Асоціації.

5.5.   Мандатна комісія має право відмовити в реєстрації Члену Асоціації (його представнику)  у разі , якщо особа, що представляє Члена Асоціації не є загальновідомою(або заздалегідь визначеною)  та не має при собі паспорту, або іншого офіційного документу, що посвідчує особу. Також Мандатна Комісія має право відмовити в реєстрації Члену Асоціації (його представнику) у разі відсутності в Члена Асоціації (його представника) необхідних документів, які надають йому право участі у З’їзді, відповідно до законодавства, зокрема:

-         ­належним чином оформленої довіреності на право участі та голосування на З’їзді

-         інших, належним чином посвідчених документів, що уповноважують особу на здійснення представницьких функцій.

5.6.    Перелік Членів Асоціації, які зареєструвалися для участі у З’їзді, підписує голова Мандатної комісії. Член Асоціації або представник Члена Асоціації, який не зареєструвався, не має права брати участь у З’їзді.

5.7.    Протокол Мандатної комісії підписується Головою Мандатної комісії та має містити:

-          дату, час і місце проведення реєстрації осіб, що прибули для участі у З’їзді;

-          перелік  Членів Асоціації, які мають право на участь у З’їзді;

-          загальну кількість Членів Асоціації (іх представників), які зареєструвалися для участі у З’їзді;

-          зазначення про наявність або відсутність кворуму З’їзду;

-          підпис Голови та членів Мандатної комісії.

5.8. Протокол Мандатної комісії є невід’ємною частиною Протоколу З’їзду.

5.9.   Мотивоване рішення Мандатної комісії про відмову в реєстрації Члена Асоціації чи його представника для участі у З’їзді, підписане головою Мандатної комісії, має бути затверджено З’їздом та додається до протоколу З’їзду.

5.10.          У відповідності до Статуту Асоціації Мандатна комісія повинна поставити перед з’їздом питання  про виключення із Асоціації Члена Асоціації , який має заборгованість по сплаті членських внесків на дату проведення з’їзду більш ніж три місяці, та  не допущені до участі у З’їзді.

5.11.         З'їзд вважається правомочними, якщо в ньому бере участь більше 50% Дійсних Членів Асоціації або їх представників.

5.12.         Хід З’їзду або розгляд окремого питання за рішенням ініціаторів З’їзду чи самого З’їзду може фіксуватися технічними засобами, відповідні записи яких додаються до протоколу З’їзду.

5.13.          У ході З’їзду може бути оголошено перерву до наступного дня. Рішення про оголошення перерви до наступного дня приймається простою більшістю голосів Членів Асоціації, які зареєструвалися для участі в З’їзді. Наступного дня проводиться повторна реєстрація Членів Асоціації (їх представників). 

5.14.          Позачерговий з’їзд скликається відповідно до Статуту Асоціації.

5.15.          У разі скликання позачергового З’їзду особою відповідальною за ознайомлення з документами вважається Виконавчий Директор Асоціації.

 

6.       Порядок прийняття рішень З’їздом та підрахунок голосів.

6.1.   Право голосу на З’їзді мають  Члени Асоціації (їх представники), які зареєструвалися для участі у З’їзді і отримали мандат та/або бюлетені для голосування.

6.2.   При обранні членів правління до бюлетенів для голосування можуть вноситись тільки особи, які є представниками Дійсних членів Асоціації.

6.3.    Під час проведення рейтингового голосування Дійсний Член Асоціації (його представник)  має загальну кількість голосів, яка не може перевищувати  кількості кандидатів, що обираються до складу Правління Асоціації.

6.4.    У разі, якщо у бюлетені для голосування не підтримано жодного з кандидатів та не зазначено «утримався» щодо всіх кандидатів (у відповідному полі),  він визнається недійсним та  не враховується при підрахунку результатів голосування.

6.5.    Результати голосування відображаються у протоколі засідання Лічильної комісії з підрахунку голосів, у вигляді переліку кандидатів в порядку зменшення набраних ними голосів (із зазначенням набраної кількості голосів).

6.6.    До складу Правління вважаються обраними особи у кількості  згідно Статуту, які за результатами рейтингового голосування набрали найбільшу кількість голосів

6.7. У разі, якщо за підсумками голосування два (або більше) кандидати набрали рівну кількість голосів,  в результаті чого кількість обраних кандидатур перевищує зазначених у Статуті  осіб, то чисельність Правління(або іншого органу)  розширюється на таку кількість осіб.

6.8.  Голосування на З’їзді з питань порядку денного може проводитися з використанням бюлетенів для голосування.

6.9.  Бюлетень для голосування має містити:

-    повне найменування Асоціації;

- дату, місце і час проведення З’їзду;

- номер бюлетеня, печатку Асоціації та підпис Голови Лічильної комісії  (нумерація має бути наскрізною та не перевищувати кількість осіб зареєстрованих для участі на з’їзді);

- питання, винесене на голосування, та проекти рішень з нього;

- варіанти голосування за кожний проект рішення (надписи «За», «Проти», «Утримався»);

- у разі не таємного голосування бюлетень має бути підписаний Членом Асоціації (представником Члена Асоціації) безпосередньо в момент отримання і у разі відсутності такого підпису бюлетень вважається недійсним.

6.10.          Бюлетень для  рейтингового голосування має містити:

-          повне найменування Асоціації;

-          дату, місце і час проведення З’їзду;

-          печатку Асоціації, підпис Голови Лічильної комісії;

-          перелік кандидатів до органу Асоціації(розташованих в алфавітному порядку), або перелік рішень винесених на голосування;

-          поле для зазначення голосу «за» напроти кожного з кандидатів, або запропонованих рішень;

-          поле для зазначення того, що Член Асоціації утримався від голосування щодо всіх кандидатів  (напис «Утримався щодо всіх кандидатів») або щодо всіх запропонованих рішень(напис «Утримався щодо всіх запропонованих всіх рішень);

-          поле для визначення Лічильною комісією загальної кількості голосів, зазначених Членом Асоціації в бюлетені (з метою визначення цілісності та дійсності бюлетеня);

-            у разі не таємного голосування  бюлетень має бути підписаний Членом Асоціації (представником Члена Асоціації) безпосередньо в момент отримання  і у разі відсутності такого підпису вважається недійсним.

6.11.          Форми бюлетенів для голосування та для рейтингового голосування наведені в Додатках 2 та 3 до цього Порядку

6.12.          Бюлетень для голосування визнається недійсним у разі:

-          якщо на ньому відсутній підпис Голови Лічильної та/або печатка Асоціації;

-          У разі не таємного голосування відсутній підпис Члена Асоціації (його представника);

-          якщо на бюлетені Членом Асоціації не зроблено жодної позначки;

-          у разі перевищення загальної кількості голосів, зазначених Членом Асоціації в бюлетені, над кількістю голосів, наданих йому при здійсненні рейтингового голосування;

-          у разі наявності у бюлетені виправлень, що приводять до неможливості однозначно трактувати результати голосування.

6.13.         У разі якщо бюлетень для голосування містить кілька питань, винесених на голосування, визнання його недійсним щодо одного питання не є підставою для визнання недійсним щодо інших питань.

6.14.  У разі якщо Член Асоціації, заповнюючи бюлетень, допустив помилку, він має право невідкладно звернутися з письмовою заявою до голови лічильної комісії з проханням видати йому інший бюлетень. Голова Лічильної комісії за рішенням з’їзду  видає інший бюлетень тільки в обмін на зіпсований, який негайно знищується, про що робить відповідну позначку в журналі обліку Делегатів З’їзду навпроти прізвища виборця і розписується. У такому разі Голова Лічильної комісії має право   виготовити бюлетень з таким саме номером, як і зіпсований із позначкою виданий повторно. Виправлення в бюлетені не допускаються.

6.15.  Бюлетені, визнані недійсними не враховуються під час підрахунку голосів.

6.16.  Роз'яснення щодо порядку голосування, підрахунку голосів та інших питань, пов'язаних із забезпеченням проведення голосування на З’їзді, надає Голова Лічильної комісії.

 

7.        Протокол про підсумки голосування

7.1.  У разі використання для голосування бюлетенів за підсумками голосування складається протокол, що підписується всіма членами лічильної комісії, які брали участь у підрахунку голосів.  У протоколі про підсумки голосування зазначаються:

- повне найменування Асоціації;

- дата проведення З’їзду;

- перелік питань, рішення з яких прийняті З’їздом;

- рішення і кількість голосів «за», «проти» і «утримався» щодо кожного проекту рішення, або у разі рейтингового голосування кількість голосів щодо кожного кандидата чи проекту рішення винесеного на голосування.

7.2.  У разі, якщо голосування здійснюється мандатами (без голосування бюлетенями) Лічильна комісія складає один протокол у який заносяться всі результати голосування на протязі з’їзду. Такий протокол повинен містити:

- повне найменування Асоціації;

- дата проведення З’їзду;

- перелік питань, рішення з яких прийняті З’їздом;

- рішення і кількість голосів «за», «проти» і «утримався» щодо кожного проекту рішення, або у разі рейтингового голосування кількість голосів щодо кожного кандидата чи проекту рішення винесеного на голосування.

7.3. Рішення З’їзду вважаються прийнятими з моменту оголошення результатів голосування Головою Лічильної комісії.

7.4.  Підсумки голосування оголошуються на З’їзді Головою Лічильної комісії.  Після закриття З’їзду усі Протоколи Лічильної комісії доводяться до відома Членів Асоціації  протягом 10 робочих днів шляхом розміщення на офіційній веб-сторінці Асоціації.

7.5. Протоколи про підсумки голосувань є невід’ємною частиною Протоколу З’їзду.

7.6.  Після складення протоколів про підсумки голосування усі бюлетені для голосування повторно підписуються(погашаються)  Головою лічильної комісії,  опечатуються Лічильною комісією в пакет та зберігаються в Асоціації у вигляді додатків до Протоколу з’їзду протягом строку не менш ніж 10 років. 

 

8.       Протокол З’їзду

8.1.  Протокол З’їзду складається у письмовій формі протягом 10 днів з моменту закриття З’їзду та підписується Головуючим і Секретарем З’їзду.

8.2.  До протоколу З’їзду заносяться відомості про:

-          дату, час і місце проведення З’їзду;

-          дату складення переліку (реєстру) Членів Асоціації, які мають право на участь у З’їзді;

-          загальну кількість осіб, включених до переліку (реєстру) Членів Асоціації, які мають право на участь у З’їзді;

-          загальну кількість Членів Асоціації (іх представників), які зареєструвалися для участі у З’їзді

-          кількість  Членів Асоціації по категоріях, які мають право голосу з  кожного  питання порядку денного окремо; 

-         кворум З’їзду;

-         П.І.Б. Головуючого;

-         склад Секретаріату З’їзду;

-         склад Мандатної комісії

-         склад Лічильної комісії;

-         порядок денний З’їзду;

-         основні тези виступів;

-         порядок голосування по кожному з питань на З’їзді окремо;

-         підсумки голосування із зазначенням результатів голосування з кожного питання порядку денного З’їзду та рішення, прийняті З’їздом;

-          Додатки у вигляді Протоколів Лічильної та мандатної комісії

8.3.  Протокол З’їзду із усіма додатками, підписаний Головуючим та Головою  Секретаріату З’їзду, підшивається, скріплюється печаткою Асоціації, та публікується на офіційному сайті Асоціації. Оригінал  Протоколу З’їзду зберігається в Асоціації протягом строку не менш ніж 10 років. 

 

9.       Оскарження рішень З’їзду

9.1.  Оскарження рішень З’їзду здійснюється у відповідності до чинного законодавства України.