Положення про проведення масових заходів Інтернет Асоціації України

08.06.2016

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішенням Правління ІнАУ

від 24 травня 2016 р.

 

Положення про проведення масових заходів

Інтернет Асоціації України

 

1.      Загальні положення

1.1.   Це Положення про проведення масових заходів Інтернет Асоціації України (далі – Положення ) розроблено на виконання рішення 22 Загальних Зборів (З’їзду) Асоціації відповідно до положень Статутів Інтернет Асоціації України (далі – ІнАУ) та Статуту ДП «Українська мережа обміну трафіком» (далі – ДП «УкрМОТ») з метою регламентації організаційних питань при організації та проведенні масових заходів ІнАУ та ДП «УкрМОТ»: конференцій, форумів, конгресів, прес-конференцій, брифінгів, тощо (далі - Заходів).

1.2. Заходи проводяться виключно з метою виконання Статутних цілей ІнАУ та ДП «УкрМОТ» та у відповідності до Основних напрямів діяльності ІнАУ на поточний рік, затверджених З’їздом ІнАУ.

1.3. Це Положення затверджується  Правлінням ІнАУ і може бути змінено та доповнено лише ним або З’їздом Асоціації.

1.4. Проведення окремих Заходів може регулюватися окремим документами, які затверджуються окремими рішеннями Правління.

 

2. Прийняття рішення про проведення Заходів.

2.1. Рішення про проведення Заходів приймається Правлінням ІнАУ.

2.2. При формуванні рішення (рішень) про проведення Заходу має бути визначено:

·         статус ІнАУ, ДП «УкрМОТ» (Організатор, Співорганізатор, Партнер, тощо);

·         строки та місце проведення Заходу.

2.3. У разі, якщо ІнАУ, ДП «УкрМОТ» виступають у якості Організатора Заходу, рішенням Правління також визначається:

·         склад Оргкомітету (або представників ІнАУ в Оргкомітеті);

·         можливість залучення Партнерів та їх статус, а також Перелік Партнерів;

·         спонсорський пакет (в разі залучення спонсорів);

·         інформаційний пакет (в разі інформаційних партнерів).

2.4. У разі, якщо Оргкомітет або відповідальні за проведення і організацію Заходу не призначені, відповідальність за проведення Заходу (програма, контент, брендування, ЗМІ) несе Виконавчий директор ІнАУ, за організацію Заходу (приміщення, реєстрація, матеріальне забезпечення, розважальна програма) – Директор ДП УкрМОТ, у відповідності до КВЕДів та Статутів ІнАУ та ДП «УкрМОТ».

2.5. У разі необхідності залучення Підрядника по проведенню Заходу організація-Підрядник, а також договір з Підрядником затверджується Правлінням.

Для уникнення ситуації із залучення Підрядника, афілійованого з підприємствами членів Правління ІнАУ, в договорі з Підрядником має бути зазначена інформація:

·         щодо відсутності відносин контролю у розумінні абзацу 4 статті 1 Закону України «Про захист економічної конкуренції» з членами Правління ІнАУ;

·         щодо відсутності відносин з членами Правління ІнАУ, які можуть суттєво впливати на умови або економічні результати діяльності підприємства, з урахуванням критеріїв, встановлених у пункті 14.1.159 статті 14 Податкового кодексу України.

2.6. У разі, якщо в ході проведення спільного Заходу з партнерами передбачається отримання  можливих прибутків та збитків, Правлінням затверджується Договір з партнерами, який має передбачати:

·         пропорції і порядок розподілу можливих прибутків і збитків;

·         порядок формування та повноваження спільного Оргкомітету, що займається підготовкою і проведенням Заходу;

·         порядок і форму звіту про фінансові результати Заходу;

·         порядок визначення Підрядників і підписання з ними договорів.

2.7. У разі, якщо передбачається плата за участь у Заході, Правлінням затверджується пакет вартості участі у Заході, з чітким визначенням пільгових категорій учасників Заходу, а також переліку учасників, які беруть участь у заході на безоплатній основі.

 

3. Оргкомітет

3.1. Склад Оргкомітету Заходу (представників ІнАУ в Оргкомітеті) визначається Правлінням.

3.2. Оргкомітет призначається до проведення Заходу в строк, необхідний і достатній для забезпечення успішної організації.

3.3. Голова Оргкомітету призначається Правлінням, як правило, зі складу членів Правління. Секретар Оргкомітету призначається Оргкомітетом, як правило, зі складу Адміністрації ІнАУ і ДП «УкрМОТ».

3.4. Функції Оргкомітету:

·         формування пропозицій щодо Партнерів та їх статусу;

·         формування пропозицій щодо строків та місця проведення Заходу;

·         формування пропозицій щодо Підрядника по проведенню Заходу та підготовка проекту договору з підрядником;

·         формування пропозицій щодо Спонсорського та Інформаційного пакету;

·         формування пропозицій щодо пакету вартості участі у Заході;

·         підготовка проекту Програми Заходу;

·         підготовка проекту Договору з партнерами (в разі можливих спільних прибутків і збитків);

·         підготовка рекомендацій щодо маркетингу та PR Заходу;

·         забезпечення прозорості виртат ресурсів на проведення Заходу;

·         контроль за формуванням бюджету Заходу.

3.5. Для забезпечення діяльності Оргкомітету та прийняття рішень у заочному режимі Адміністрацією ІнАУ і ДП «УкрМОТ» створюється електронна розсилка Оргкомітету.

3.6. Рішення Оргкомітету приймаються консенсусом в ході засідання Оргкомітету або в електронній розсилці.

3.7. Рішення Оргкомітету, прийняті на засіданні або в електронній розсилці, оформляються протоколом, який Секретар Оргкомітету протягом 1 робочого дня подає Оргкомітету на предмет надання зауважень.

3.8. Рішення Оргкомітету, які передбачають затвердження Правлінням, не пізніше ніж 3 робочі дня з дня прийняття рішення Оргкомітетом надаються Головою Оргкомітету на розгляд Правління і є обов’язковими для розгляду Правлінням.

 

4. Висвітлення ходу організації і проведення Заходу

4.1. Інформація про захід анонсується на веб-сайті ІнАУ та оновлюється при появі нової інформації.

4.2. При необхідності за рішенням Правління створюється веб-сайт Заходу.

4.3. Адміністрація ІнАУ та ДП «УкрМОТ» забезпечує анонсування і інформування про захід через необхідні канали комунікацій: веб-сайт ІнАУ і ДП «УкрМОТ», сторінки в мережі Facebook, веб-сайт Заходу, електронні розсилки, контакти зі ЗМІ.

4.4. За підсумками Заходу формується реліз, який розповсюджується після затвердження Правлінням.

 

5. Фінансова і адміністративна звітність про Захід.

5.1. Бюджети на проведення Заходів заздалегідь плануються  в проектах бюджетів ІнАУ та ДП «УкрМОТ» та затверджуються відповідними органами управління ІнАУ. Звітність про виконання відповідних статей на проведення заходів ІнАУ та ДП «УкрМОТ» здійснюється відповідно до статутів ІнАУ та ДП «УкрМОТ».   

5.2. Перевірка виконання бюджетів та використання коштів і майна ІнАУ та ДП «УкрМОТ» на проведення Заходів здійснюється Ревізійною комісією ІнАУ відповідно до Положення про Ревізійну комісію ІнАУ, Бюджетнім комітетом ІнАУ відповідно до Положення про Бюджетний комітет ІнАУ, а також Правлінням ІнАУ. 

5.3. При необхідності Правління ІнАУ приймає рішення про додаткові форми фінансової та адміністративної звітності про Захід.

5.4. Електронна розсилка Оргкомітету архівується та зберігається протягом не менш ніж 3 років після проведення Заходу.